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電商外包倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存管理分享，跟著心海供應(yīng)鏈電商倉(cāng)庫(kù)外包
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1.過(guò)程準(zhǔn)：確保倉(cāng)庫(kù)后臺(tái)庫(kù)存變動(dòng)和前臺(tái)能實(shí)時(shí)同步，確保不超賣
保證過(guò)程準(zhǔn)主要靠?jī)牲c(diǎn)：一個(gè)是倉(cāng)內(nèi)的管理，另一個(gè)是倉(cāng)庫(kù)WMS系統(tǒng)和店鋪ERP系統(tǒng)及電商平臺(tái)的商家后臺(tái)。
1)倉(cāng)內(nèi)管理：這點(diǎn)不詳細(xì)展開，倉(cāng)庫(kù)專業(yè)人員的專業(yè)能力是應(yīng)該相信的，只是簡(jiǎn)單說(shuō)幾點(diǎn)：
a)關(guān)于庫(kù)存變動(dòng)：商品入倉(cāng)后，因各種原因會(huì)導(dǎo)致庫(kù)存變動(dòng)，倉(cāng)庫(kù)要忠實(shí)且及時(shí)的把這種變動(dòng)記錄下來(lái)，并通過(guò)系統(tǒng)接口同步給店鋪ERP系統(tǒng)及電商平臺(tái)的商家后臺(tái)。主要有以下幾種場(chǎng)景：
◆正次品轉(zhuǎn)換：入倉(cāng)的時(shí)候是正品的可發(fā)貨庫(kù)存，實(shí)際揀貨的時(shí)候發(fā)現(xiàn)是次品，不可發(fā)貨。這種情況下倉(cāng)庫(kù)需要扣減一個(gè)正品庫(kù)存，增加一個(gè)次品庫(kù)存。
◆倉(cāng)庫(kù)丟貨：倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)貨物短少，需要扣減庫(kù)存。
◆倉(cāng)庫(kù)多發(fā)貨、少發(fā)貨、發(fā)錯(cuò)貨：倉(cāng)庫(kù)發(fā)錯(cuò)貨，需要對(duì)庫(kù)存進(jìn)行調(diào)整。
◆倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)錯(cuò)誤：上次盤點(diǎn)錯(cuò)誤，在本次盤點(diǎn)中糾正，需要對(duì)庫(kù)存進(jìn)行調(diào)整。
◆錯(cuò)碼調(diào)整：入倉(cāng)時(shí)未發(fā)現(xiàn)編碼錯(cuò)誤，在庫(kù)內(nèi)管理或者發(fā)貨環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整。
◆退件入倉(cāng)或者截單成功：前臺(tái)訂單取消已經(jīng)發(fā)貨的訂單，倉(cāng)庫(kù)需要截單，如果快遞截單成功或者被買家拒收退回倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)需要對(duì)庫(kù)存進(jìn)行調(diào)整。
上述庫(kù)存調(diào)整場(chǎng)景，有些是需要商家承擔(dān)責(zé)任的，比如正次品轉(zhuǎn)換，有些是需要倉(cāng)庫(kù)承擔(dān)責(zé)任的，比如丟貨、發(fā)錯(cuò)貨。不管是誰(shuí)的責(zé)任，倉(cāng)庫(kù)都要忠實(shí)記錄，及時(shí)反饋，時(shí)刻保持前后臺(tái)庫(kù)存數(shù)據(jù)一致。
b)關(guān)于倉(cāng)內(nèi)盤點(diǎn)：作為倉(cāng)內(nèi)的日常作業(yè)行為，每個(gè)倉(cāng)庫(kù)都會(huì)有各種盤點(diǎn)規(guī)則，如月度的、季度的大盤點(diǎn)、循環(huán)盤點(diǎn)、動(dòng)碰盤點(diǎn)等等。但我們?cè)趯?shí)踐中發(fā)現(xiàn)，倉(cāng)內(nèi)的盤點(diǎn)規(guī)則未必就是適合電商行業(yè)應(yīng)用的。為此我們經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的摸索，探索出以下幾個(gè)盤點(diǎn)原則：
◆月初庫(kù)存低于20個(gè)的商品全量盤點(diǎn)：庫(kù)存低于20個(gè)的時(shí)候，我們認(rèn)為就有超賣的風(fēng)險(xiǎn)。請(qǐng)倉(cāng)庫(kù)在月初對(duì)低于20個(gè)的SKU進(jìn)行全盤，盤點(diǎn)結(jié)果反饋給商家ERP系統(tǒng)和店鋪后臺(tái)。如果有差異的話，店鋪后臺(tái)自動(dòng)更新上架數(shù)量。
◆當(dāng)天庫(kù)存低于20個(gè)的商品當(dāng)天盤點(diǎn)：同上，確保當(dāng)天低于20個(gè)的商品不產(chǎn)生超賣。
◆庫(kù)存有差異實(shí)時(shí)盤點(diǎn)：利用系統(tǒng)功能，每天自動(dòng)比對(duì)店鋪上架數(shù)量、ERP庫(kù)存數(shù)量和倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存數(shù)量，對(duì)有差異的數(shù)據(jù)自動(dòng)生成盤點(diǎn)請(qǐng)求，請(qǐng)倉(cāng)庫(kù)納入到自己的盤點(diǎn)計(jì)劃中去，并把盤點(diǎn)結(jié)果同步給ERP和商家的店鋪后臺(tái)。
◆活動(dòng)后盤點(diǎn)：電商企業(yè)和傳統(tǒng)企業(yè)不同的一點(diǎn)，如果有大流量灌入或者預(yù)計(jì)的大型促銷活動(dòng)，會(huì)在短時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生大量訂單。這些訂單一般集中于有限的幾個(gè)或者幾十個(gè)SKU。當(dāng)活動(dòng)過(guò)后，需要倉(cāng)庫(kù)對(duì)這些SKU進(jìn)行盤點(diǎn)，以保證庫(kù)存的準(zhǔn)確。
◆退倉(cāng)前盤點(diǎn)：為了確保退倉(cāng)時(shí)的數(shù)量是準(zhǔn)確的，有必要在退倉(cāng)前對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，以便按照正確的數(shù)量退倉(cāng)。
2)發(fā)貨：確保發(fā)貨過(guò)程中不錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)、多發(fā)。倉(cāng)內(nèi)一般都有非常規(guī)范的流程，在幾個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)把控好就好了：
◆揀貨環(huán)節(jié)：確保揀貨SKU和數(shù)量和訂單一致。
◆包裝環(huán)節(jié)：包裝臺(tái)最好兩道符合環(huán)節(jié)，一道系統(tǒng)（把槍掃描），一道人工。
◆交付快遞環(huán)節(jié)：特別關(guān)注退款訂單和訂單內(nèi)容有修改的訂單。
2.結(jié)果準(zhǔn)：所謂結(jié)果準(zhǔn)，指的是在退倉(cāng)和結(jié)算的時(shí)候，能夠有非常清晰的進(jìn)銷存數(shù)據(jù)，即使有庫(kù)存差異，也能找到具體的原因，能夠?qū)ω?zé)任方進(jìn)行追責(zé)，確保商家和倉(cāng)庫(kù)、供應(yīng)商在退倉(cāng)和結(jié)算環(huán)節(jié)沒(méi)有糾紛。
筆者剛剛接手倉(cāng)庫(kù)時(shí)，一直為出庫(kù)環(huán)節(jié)頭疼：商家說(shuō)倉(cāng)庫(kù)丟貨了，倉(cāng)庫(kù)說(shuō)是商家入倉(cāng)的時(shí)候少裝了。商家說(shuō)你不給我賠我就不退倉(cāng)，倉(cāng)庫(kù)說(shuō)你不退倉(cāng)我就收你滯倉(cāng)費(fèi)！一筆糊涂賬，讓人好生頭疼！
經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的磨合，我們總結(jié)出來(lái)退倉(cāng)5大原則：
◆退倉(cāng)前商品下架原則：退倉(cāng)前商家要將商品從店鋪下架，以免退倉(cāng)單生成后店鋪還有訂單流入，對(duì)倉(cāng)庫(kù)的退倉(cāng)工作造成干擾。這個(gè)最好通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，人工干預(yù)會(huì)有遺漏的可能。
◆退倉(cāng)前盤點(diǎn)原則：退倉(cāng)前倉(cāng)庫(kù)必須對(duì)要退倉(cāng)的商品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)結(jié)果及時(shí)通報(bào)給商家，并在系統(tǒng)中進(jìn)行同步更新。這樣做兩個(gè)好處：一個(gè)是商家可以盡快確認(rèn)是否對(duì)退倉(cāng)數(shù)量有疑問(wèn)，另外一個(gè)是系統(tǒng)中同步更新后，可以按照盤點(diǎn)的結(jié)果生成準(zhǔn)確的退倉(cāng)單。
◆庫(kù)存差異數(shù)據(jù)當(dāng)場(chǎng)追償原則：如果庫(kù)存有差異，當(dāng)場(chǎng)追責(zé)。追責(zé)的依據(jù)就是倉(cāng)庫(kù)WMS和店鋪ERP兩邊的進(jìn)銷存數(shù)據(jù)。所有的庫(kù)存變動(dòng)必須基于單據(jù)，入庫(kù)單、發(fā)貨訂單、庫(kù)內(nèi)調(diào)整單、退倉(cāng)單。這樣在庫(kù)存產(chǎn)生差異時(shí)，能夠直接找到對(duì)應(yīng)的單據(jù)：是倉(cāng)庫(kù)沒(méi)上傳發(fā)貨數(shù)據(jù)還是倉(cāng)內(nèi)庫(kù)存丟失一目了然。所有的單據(jù)尤其是庫(kù)存調(diào)整單必須有明確的調(diào)整原因。這樣在退倉(cāng)和結(jié)算時(shí)可以立即確認(rèn)誰(shuí)來(lái)承擔(dān)責(zé)任。
◆追責(zé)和退倉(cāng)兩條線原則：有了上面的盤點(diǎn)原則和追償原則，商家和倉(cāng)庫(kù)不能再以任何借口不退倉(cāng)，追責(zé)和退倉(cāng)兩條線分開走。這樣不會(huì)因?qū)ν藗}(cāng)數(shù)量有爭(zhēng)議而延遲退倉(cāng)。
◆月臺(tái)交接原則：這個(gè)主要是為了避免雙方對(duì)已經(jīng)交接的退倉(cāng)數(shù)量有爭(zhēng)議。實(shí)際操作過(guò)程中，以月臺(tái)交接為界，雙方對(duì)退倉(cāng)數(shù)據(jù)進(jìn)行簽字確認(rèn)，事后不得反悔。該原則在具體執(zhí)行的時(shí)候，有些商家是采用第三方物流送貨和退倉(cāng)，第三方物流對(duì)交接數(shù)據(jù)可能不太負(fù)責(zé)。這點(diǎn)還有待商榷。
3.系統(tǒng)功能：
上述文字主要總結(jié)了庫(kù)存管理過(guò)程中商家、倉(cāng)庫(kù)、供應(yīng)商具體操作層面的內(nèi)容。除了這些，系統(tǒng)功能要能夠跟得上去。筆者所在公司的系統(tǒng)和倉(cāng)庫(kù)經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的努力，通過(guò)以下功能確保庫(kù)存管理的準(zhǔn)確。
1) ERP系統(tǒng)要有完善的鋪貨功能：很多大商家都是多平臺(tái)、多店鋪、多渠道銷售。不同的渠道對(duì)上架數(shù)量的邏輯也不同。比如淘寶支持拍下減庫(kù)存和付款減庫(kù)存。為了不產(chǎn)生超賣，ERP系統(tǒng)需要由完善的鋪貨系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)多渠道共享庫(kù)存和按渠道鎖定庫(kù)存。
2)庫(kù)存調(diào)整實(shí)時(shí)同步：倉(cāng)內(nèi)庫(kù)存調(diào)整時(shí)，能實(shí)時(shí)同步給店鋪ERP系統(tǒng)，從而觸發(fā)電商后臺(tái)的上架數(shù)量進(jìn)行調(diào)整。這個(gè)調(diào)整都是有具體的調(diào)整原因的，以便在后續(xù)對(duì)相關(guān)方追責(zé)。
3)每日定時(shí)生成庫(kù)存比對(duì)報(bào)告：店鋪ERP系統(tǒng)和倉(cāng)庫(kù)WMS系統(tǒng)每日凌晨2點(diǎn)在庫(kù)存作業(yè)停止時(shí)進(jìn)行自動(dòng)的庫(kù)存比對(duì)，把兩邊的庫(kù)存比對(duì)差異生成報(bào)告，提交給雙方。倉(cāng)庫(kù)會(huì)根據(jù)差異報(bào)告主動(dòng)查找差異原因，確認(rèn)需要調(diào)整庫(kù)存的，就對(duì)庫(kù)存進(jìn)行調(diào)整，然后同步給前臺(tái)。
4)進(jìn)銷存功能：這個(gè)是幾乎所有的ERP和WMS都有的功能，但怎樣能更方便的讓倉(cāng)庫(kù)和商家發(fā)現(xiàn)庫(kù)存差異的原因，是需要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的產(chǎn)品經(jīng)理們努力的。筆者的公司把該功能做成工具，讓商家和倉(cāng)庫(kù)在很多場(chǎng)景下能夠快速調(diào)用該功能，快速定位庫(kù)存差異原因。
5)庫(kù)存盤點(diǎn)打通：這點(diǎn)在前面已經(jīng)有所涉及，倉(cāng)庫(kù)的盤點(diǎn)規(guī)則和商家所希望的盤點(diǎn)規(guī)則是不一樣的，通過(guò)庫(kù)存盤點(diǎn)打通，ERP自動(dòng)把商家希望盤點(diǎn)的SKU發(fā)送給WMS，WMS在盤點(diǎn)后反饋數(shù)據(jù)給ERP。
6) 0庫(kù)存同步機(jī)制：盡管上面做了那么多運(yùn)營(yíng)和系統(tǒng)上的工作，為了絕對(duì)避免超賣，我們還需要個(gè)“保險(xiǎn)”。這個(gè)“保險(xiǎn)”就是0庫(kù)存同步：當(dāng)庫(kù)存可揀貨數(shù)量為0時(shí)，實(shí)時(shí)同步給ERP，ERP強(qiáng)制觸發(fā)商家店鋪后臺(tái)下架。
好了，零零散散寫了這么多。第一次寫這樣的文章，有點(diǎn)啰嗦，總結(jié)一下：電商的本質(zhì)是商務(wù)，零售是商務(wù)的具體表現(xiàn)形態(tài)。玩零售往大了說(shuō)是玩供應(yīng)鏈，往小了說(shuō)就是玩庫(kù)存。庫(kù)存準(zhǔn)不準(zhǔn)不僅僅是倉(cāng)庫(kù)的事情，是需要供應(yīng)鏈上下游各方共同參與才能搞定的！
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